O Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais, popularmente conhecido por ROPA, é instrumento primordial para garantir a transparência e a responsabilização das empresas que tratam dados pessoais, tendo em vista a crescente digitalização das atividades que envolvem tratamento de dados. Nesse contexto, o ROPA destaca-se como um instrumento fundamental para o diagnóstico e prevenção de riscos.
A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD prevê a obrigatoriedade de elaboração desse documento para controladores e operadores que realizam tratamento de dados em larga escala ou que tratam dados sensíveis, ou seja, direcionado não apenas a empresa que define as finalidades e os meios do tratamento, mas também aquela que realiza o tratamento em nome de terceiros.
A elaboração de um Registro de Operações contendo ao menos a finalidade do tratamento, as categorias de dados pessoais e dos titulares, os destinatários dos dados e os prazos de retenção contribui para um diagnóstico preciso do nível de maturidade em privacidade da empresa, isso porque o documento tem a função de descrever de forma detalhada todas as atividades de tratamento de dados pessoais realizadas, pois possibilita a identificação dos fluxos desnecessários ou redundantes de dados, detecta tratamentos realizados sem base legal adequada e revela os pontos de exposição a riscos, como compartilhamento com terceiros não auditados ou ausência de medidas de segurança adequadas.
Ao estruturar um ROPA atualizado, a empresa se antecipa a potenciais violações, além disso, facilita a elaboração das avaliações de impacto à proteção de dados,
exigidas em casos de tratamentos de alto risco, reduz penalidades em caso de incidente, pois é uma demonstração de boa prática, e permite alocação eficiente de recursos de segurança e governança da informação.
Portanto, o Registro de Operações promove a cultura da conformidade e posiciona a organização de forma responsável e transparente diante de seus clientes, parceiros e autoridades reguladoras, por isso, é essencial envolver todos os setores da empresa e adotar ferramentas que automatizem a coleta e atualização das informações.
